Vid årsmöten fattas beslut om Klimatprotokollets mål och inriktning, samt beslut om processer som påverkar hela nätverket. VD eller annan högt uppsatt med lokal rådighet från varje medlem deltar. Årsmötena syftar utöver att vara föreningens beslutsorgan, till att samla alla medlemmar och lyfta upp framsteg som gjorts i nätverket under året.
Årsmötet utser en styrelse bland de som representerar medlemmarna eller klimatansvarig i respektive organisation och utser också en valberedning.
Medlemskansli
Medlemskansliet har till uppgift att leda, samordna och utveckla nätverket på ett övergripande plan. Detta innefattar intern och extern kommunikation, ekonomi, kunskapsstöd och direkt stöd till medlemsorganisationerna med målsättning, måluppfyllnad och aktiviteter. Den övergripande organisationen visualiseras i figuren nedan. Medlemskansliet stödjer också drivandet av aktivitetsgrupperna efter behov, genom exempelvis samordning, möteskallelser, lokalbokningar, osv.
Tematiskt och praktiskt arbete i Västerås klimatsamverkan sker i fokusgrupper. Respektive fokusgrupp syftar till att stärka samarbete, lärande, inspiration, nätverkande och erfarenhetsutbyten. Grupperna bildas utifrån intresse och engagemang hos medlemmar i Västerås klimatsamverkan. Varje fokusgrupp har en aktivitetsgruppledare som samordnar gruppen.
Arbetsgrupper finns som fördjupningsområde inom fokusgrupperna, eller andra särskilda satsningar. Arbetsgrupperna är operativa och arbetar i avgränsad fråga.